Gestion de son temps, 7 clés pour gagner en efficacité et être moins stressé

Quand on a beaucoup de choses à faire, on peut avoir tendance à stresser, être peu efficace et stagner au lieu d’avancer. Le stress étant bien entendu néfaste sur la santé, chez certaines personnes (dont moi), il peut aussi avoir un effet « paralysant ». Alors comment améliorer la gestion de son temps, de ses tâches, en sachant qu’on peut avoir à passer d’un sujet à l’autre, sans aucun lien entre les deux sujets.

Quand je suis devenue maman pour la première fois, j’ai pratiquement tout de suite voulu suivre une formation sur la productivité. Je voulais absolument connaître tous les secrets pour optimiser son temps, pour pouvoir faire tout ce que j’ai à faire et arrêter de m’éparpiller. Au fil des années, j’ai peaufiné mes techniques, et même si parfois il peut m’arriver de perdre le fil et de m’éparpiller à nouveau en perdant mon efficacité, je reprends vite en main les choses.

Au début, je voulais absolument en faire un maximum dans une journée. Et puis j’ai compris (et accepté, surtout) qu’on ne pouvait pas TOUT faire, et qu’il fallait choisir ses combats.

Dans ce billet de blog, je voulais partager avec vous les 7 clés pour être plus efficace et moins stressé au quotidien :

1 – Se poser avant de se lancer

J’étais la première à sauter sur mes créneaux « boulot » dès que mon fils allait à la sieste. Je me jetais sur mon ordinateur, avec les meilleures intentions du monde, pour avancer « vite, vite ! » et pourtant, à la fin de la sieste, j’avais l’impression de n’avoir rien fait. Je m’étais trop éparpillée, j’avais commencé des tâches que je n’avais pas eu le temps de terminer, parce qu’elles m’avaient amené à d’autres tâches, plus urgentes, etc etc. STOP. On arrête tout et on se pose.

2 – Définir ce qui est vraiment important

Avant de se lancer dans du travail, quel qu’il soit, il est indispensable de prendre le temps de lister ses tâches et de les ranger par ordre de priorité et d’urgence. Il faut se demander ce qui est important MAINTENANT, quel projet on souhaite se voir réaliser (tout ou partie) dans les 3 prochains mois ? Une fois qu’on a accepté de mettre de côté certaines choses qui sont moins importantes / urgentes que d’autres, on peut lister des grandes tâches qui permettent d’avancer, et enfin, on peut les éclater en petites tâches si cela nous aide. Une fois qu’on y voit plus clair et qu’on a le plus important, on peut dresser sa to-do du jour avec les 3 tâches principales de la journée et on respire.

3 – Préférer la performance à la rapidité

Il vaut mieux travailler moins vite et mieux que vite fait mal fait. Si une tâche prend au final plus de temps que prévu, ce n’est pas grave… du moment qu’on la termine correctement ! Les autres tâches attendront. Privilégions la qualité à la quantité !

4 – Rester focalisé

Il faut savoir faire taire les distractions autour – dans la mesure du possible – pour pouvoir se consacrer efficacement à nos tâches. Fermez vos onglets de navigateur n’ayant aucun rapport avec la tâche dans laquelle vous vous lancez, mettez un minuteur, éteignez ou bloquez votre téléphone…. On se FOCALISE. Si vous sentez que vos pensées partent dans tous les sens, vous pouvez prendre 5 minutes pour écrire dans un carnet histoire de vous vider la tête, ou, encore mieux, prendre 10 minutes pour méditer.

5 – Apprendre à dire « non »

C’est difficile les premières fois, mais s’entraîner à décliner poliment et avec respect est tout à fait possible. Que ce soit un client qui tente d’abuser de votre gentillesse, un patron qui vous fait bosser bien plus qu’il n’est prévu (en terme d’horaires ou de tâches initialement convenues), des propositions dont vous n’estimez pas qu’elles soient indispensables au moment où elles arrivent (cela peut-être des collaborations professionnelles comme des sorties ou événements organisés par de la famille ou des connaissances), apprenez à vous écouter, pour ne pas sombrer dans le cumul de choses promises.

6 – Rester flexible et tolérant avec soi-même

Il est tellement facile de s’auto-flageller parce qu’on n’a pas réussi à boucler un projet dans les temps, ou parce qu’on n’a pas atteint nos objectifs… Pourtant, pour pouvoir rester efficace, il vaut mieux être flexible (ajuster son planning, admettre qu’il y a des choses à changer dans ce que vous pensiez réaliser, admettre que vous avez besoin de déléguer, etc, etc) et tolérant avec soi-même (au lieu de nous en vouloir).

7 – S’accorder une pause ou un moment pour soi

C’est un point sur lequel je dois vraiment travailler ces jours-ci ! Nous sommes arrivés au mois de juin et il m’est difficile de lever le pied avant de récupérer les deux enfants à temps plein tout l’été. Pourtant, s’accorder un moment pour soi (même 10 minutes par jour !!) permet d’être plus efficace et moins stressé. C’est reculer pour mieux sauter, en somme !

La clé dans un quotidien plus serein réside dans une bonne organisation, en lâchant prise à l’idée de TOUT faire, et de rester bienveillant avec soi-même.

D’autres astuces pour être moins stressé et plus efficace ? Partagez-les en commentaire !