Travail : Organiser son absence pendant les vacances

Quand on prend des vacances, que l’on soit salarié ou travailleur indépendant, cela peut vite se retourner contre nous.

Combien de fois ai-je vécu des semaines qui précèdent les vacances complètement surchargées en prévision de la semaine « off », et un retour fracassant, foudroyé par le travail et les mails restés en attente ? Et ce sentiment que le bénéfice des vacances est déjà loin derrière moi ? Il suffit ! Comment peut-on organiser son absence pour gagner en sérénité ?

S’y prendre bien à l’avance

Cela peut paraître évident (parce que ça l’est), mais souvent on va avoir tendance à s’y prendre trop tard quand même. Quand on a une semaine (ou plus) de vacances prévue(s), il vaut mieux anticiper le plus possible ! Plus on s’absente longtemps, plus il faut prévoir cela à l’avance. Ok, ce n’est peut-être pas faisable dans tous les métiers, mais dans la mesure où ça l’est, il faut mettre en place un plan d’attaque bien en amont.

Lister tout ce qu’on doit faire avant de partir

De mon côté pour préparer mon absence de cet été, j’ai commencé fin mai à faire la liste de tout ce que je souhaitais avoir fait d’ici les vacances. Une fois que j’ai pu contemplé l’ampleur des dégâts, j’ai également pu faire une sorte de rétroplanning. Une fois qu’on connait la liste des tâches détaillée, on peut répartir ces tâches dans le temps, pour tenter d’étaler un peu et s’éviter un gros « rush » de pré-vacances.

Lister tout ce qu’on doit faire en rentrant

On peut anticiper certaines tâches de « retour de vacances ». De mon côté, j’ai prévu le fait qu’à la rentrée j’aurais probablement des choses en attente (surtout des mails) et qu’il me faudrait un bon créneau pour répondre ou supprimer ce que j’aurais reçu pendant l’été. J’ai également prévu d’avancer les tâches que je pouvais avancer pour pouvoir alléger un maximum ma semaine de retour.

Anticiper des imprévus

Même si notre liste de tâches est bien huilée et rentre parfaitement dans notre agenda, il faut pourtant prévoir de la marge d’erreur pour anticiper d’éventuels imprévus. Évitons donc que notre planning soit plein à craquer pour pouvoir y glisser des créneaux « d’urgence ». Il vaut mieux prévoir un peu plus large et être sûr de tout terminer dans les temps (et sans trop de stress).

Prévenir les clients et collaborateurs

Plus l’absence est longue, plus il est préférable de prévenir les clients et collaborateurs en avance. Cela permet de boucler un maximum de choses urgentes avant de partir (sans devoir boucler ça la veille), voire d’anticiper les besoins du retour. Cela permet aussi potentiellement de déléguer une tâche qui ne pourra être terminée avant le départ, ou bien de reporter certaines dates si cela est possible. Anticiper le plus tôt possible permet de partir plus sereinement. De mon côté, j’ai ajouté temporairement à ma signature les dates de mon absence.

Prévoir un répondeur sur sa boîte mail

C’est un peu la base, mais il ne faut pas oublier. Ce répondeur automatique configuré sur votre boîte mail doit donner les dates de votre absence mais aussi la date du jour où vous serez opérationnel pour consulter vos mails. Ce n’est pas forcément le jour de votre reprise, tout dépend de votre travail. Il faut éventuellement prévoir une marge pour ne pas vous faire harceler dès votre retour. L’idéal aussi est de laisser le contact d’un collaborateur qui peut traiter les questions urgentes pendant votre absence à votre place. De nos jours il est tellement difficile de déconnecter réellement du travail !

Et maintenant on profite !

S’accorder des vacances, c’est aussi saisir l’occasion de vraiment déconnecter. Nous sommes suffisamment la tête dans le guidon tout au long de l’année. Nous avons BESOIN de ce recul, de cette distance, pour revenir motivé, chargé d’ondes positives et de motivation.

Gagnez encore plus de temps !

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Et vous ? Avez-vous des astuces pour préparer votre absence au travail ?